Heb jij een uitnodiging ontvangen om in het kader van Projectmatig Werken plaats te nemen in een projectteam? Dan gaat het waarschijnlijk om de rol van (algemeen) projectteamlid, projectsecretaris of adviseur. De opdrachtgever van het project en de projectleider gaan ervan uit dat jij voor een van deze rollen geschikt bent. Wat kan je van het project en je teamleden verwachten en wat wordt van jou verwacht?

Een goed begin is het halve werk

Een waarheid als een koe maar binnen Projectmatig Werken voor de opdrachtgever en projectleider met betrekking tot het kiezen van de juiste collega’s voor de rollen van projectteamlid, projectsecretaris en adviseur de belangrijkste stap. Hiermee wordt het succes van een project bepaald; zitten de teamleden op de juiste plek en in de juiste rol gaat Projectmatig Werken vanzelf, passen rol en persoon niet bij elkaar is efficiënt werken en een goede sfeer in het team vaak ver te zoeken.

Projectteamlid

Als algemeen projectteamlid vorm je met de andere teamleden de vaste kern van het team. Je specifieke kennis en vaardigheden zijn noodzakelijk voor dit project en het functioneren van het team. Hiermee draag je vanuit je eigen perspectief en specialisme actief bij tot het slagen van het project en ben je ook verantwoordelijk voor je eigen deelgebied. De algemene teamleden vullen elkaar qua kennis en ervaring aan en vertegenwoordigen samen elk aspect van het project.

Projectsecretaris

Bij kleine en/of kortdurende projecten is een projectsecretaris niet per se nodig maar deze rol heeft bij elk project een enorme toegevoegde waarde. Je bent de breed georiënteerde generalist met helicopterview die niets ontgaat, de coördinerende en bewakende spil van het project. Als projectsecretaris let je op elk detail, signaleer je mogelijke problemen ruim op tijd en geef je aan wanneer en waar bijgestuurd moet worden. Je verzorgt de vergaderingen en de verslagen en leidt de informatiestromen en de communicatie binnen het team in goede banen. Dit is een invloedrijke rol binnen het team en je draagt dan ook veel verantwoordelijkheid.

Adviseur

Als adviseur maak je geen deel uit van het projectteam en ben je ook niet voor het project verantwoordelijk. Je bent de specialist met vakspecifieke kennis die het team op een bepaald moment voor de voortgang van het project nodig heeft. Je ondersteunt het team door de gevraagde informatie in gestructureerde vorm tijdens een briefing, een vergadering of telefonisch overleg te delen. Met deze ‘hapklare’ informatie op het juiste moment zorg je ervoor dat het team verder kan en draag je bij tot het slagen van het project

Projectmanagement software

Met projectmanagement – Projectmatig Werken is hier een vorm van – stroomlijn je het werken in het projectteam en beheer en beheers je het project zonder dat een van de onderdelen of fases in de knel komt. Projectmanagement software helpt je het traject zo efficiënt mogelijk te doorlopen, je hoeft dus als projectleider het wiel niet zelf (opnieuw) uit te vinden. Projectmanagement tools ondersteunen je bij de verschillende aspecten van je project, bijvoorbeeld bij de project planning waarmee elk project staat of valt. Ook in andere Projectmatig Werken rollen heb je baat bij projectmanagement software, vooral de projectsecretaris zal er blij mee zijn. Hij/zij kan er de taken van de projectteamleden, de middelen, het budget en de tijd mee vastleggen en dit alles makkelijk met het team delen.

Goed projectmanagement staat aan de wieg van elk succesvol project – en de juiste projectmanagement software aan de basis van goed projectmanagement.

Deel 1 nog niet gelezen? Klik dan meteen door: Projectmatig Werken: welke rol past bij jou?