Kijk op Organizing










Nieuwsbrief Kijk op Organizing, november 2007

e-mail stressE-mail stress

Ik kom de laatste tijd steeds meer artikelen in kranten en tijdschriften tegen met onderzoeken waaruit blijkt dat werknemers in toenemende mate gebukt gaan onder de hoeveelheid inkomende e-mails. Klacht is dat men aan het ‘eigenlijke werk’ niet meer toekomt en dat het hopeloos veel tijd kost om berichten terug te vinden. Daarnaast zijn er veel klachten over de hoeveelheid intern mailverkeer, waardoor sociaal contact op de werkvloer verschraalt. Zo erg zelfs dat sommige amerikaanse bedrijven zijn overgegaan tot het instellen van een e-mailloze vrijdag voor intern mailverkeer.
Beide voorbeelden benadrukken dat er zakelijk steeds meer gebruik gemaakt wordt van het medium e-mail. Blijkbaar levert dit dus iets op, tegelijkertijd worden we ons ook steeds meer bewust van negatieve bijwerkingen. Bijwerkingen die vooral veroorzaakt worden door het niet optimaal gebruiken van dit medium.

In deze nieuwsbrief enkele tips voor meer e-mail efficiency.

In één dagdeel het Outlook-gebruik van u en uw collega's optimaliseren? Volg dan de training 'Organiseren met Outlook'
Wanneer stuur je een zakelijke e-mail? En wanneer niet?

  • Voor het bevestigen van afspraken die 24 uur of later plaatsvinden.
  • Voor het inwinnen van specifieke informatie.
  • Voor het doen van een bestelling.
  • Voor het maken van een afspraak.

  • Bepreek gevoelige onderwerpen liever niet via de e-mail.
  • Beperk discussies via de e-mail.


    • Het gebruik van interne mail heeft veel voordelen ten opzichte van de andere mogelijkheden, zoals even bellen of bij de betreffende collega langsgaan. Elke keer dat je gebeld wordt betekent een werkverstoring. Als je geconcentreerd aan het werk bent, duurt het minstens 10 minuten voordat je weer op dat niveau terug bent, is uit onderzoek gebleken. Langslopen bij collega's met de vraag 'Heb je even?' heeft hetzelfde nadeel. Jij bent op dat moment toe aan het verkrijgen van informatie, maar je weet niet waarmee je collega bezig is en waarin je hem of haar stoort.

    Kortom, het opvragen van specifieke informatie, het bevestigen van een afspraak en de andere items die hierboven genoemd zijn, kun je het beste regelen via de mail. Bijkomend voordeel is dat als je een vraag hebt aan een collega, hij deze vraag al uitgetypt voor zich ziet en er zelf dus geen aantekening van hoeft te maken. Dit alles valt en staat overigens met de wijze waarop je je e-mail opstelt, de duidelijkheid van je vraagstelling, vermelding van onderwerp. Over de inhoud en layout in de volgende nieuwsbrief meer.
    Maak je Inbox leeg
    Marijke Blommendaal Hoeveel e-mailtjes staan er bij jou in je Inbox? 50, 500 of meer dan 2000? Dat laatste lijkt meer regel dan uitzondering. Het zorgt voor ontzettend veel rotzooi en als je een keer iets terug wilt zoeken kost dat veel kostbare tijd. Volg deze methode en je inbox blijft keurig opgeschoond.

    1. E-mail checken, betekent e-mail behandelen.
    2. E-mail behandelen doe je drie à vier keer per dag (dus niet twee keer per uur!).
    3. Bij behandeling van e-mail zijn er vier opties: Deleten, Doen, Delegeren of Doorschuiven.
    4. Sommige mail kun je direct deleten, doe dat dan ook.
    5. Bij de overige mail vraag je je af welke actie er uitgevoerd moet worden? Kun je deze actie uitvoeren in twee minuten? Doe het dan meteen.
    6. Kun je de actie niet in twee minuten uitvoeren vraag je dan af of er iemand anders is die deze actie beter kan uitvoeren dan jij zelf. Zo ja? Delegeer.
    7. Zo nee, maar vergt de actie meer tijd dan twee minuten dan zet je de uit te voeren actie op een actielijst. De betreffende mail sleep je naar een persoonlijke map 'Actie ondernemen'.
    8. Mail waarvan je de bijbehorende actie hebt uitgevoerd, of hebt gedelegeerd bewaar je in één van je persoonlijke mappen, bijvoorbeeld projecten, personeel, bestellingen.
    9. Na behandeling van je e-mail is je Inbox leeg!

    Heb je nog vragen hierover, of over één van de andere items in deze nieuwsbrief? Stuur dan even een e-mail naar info@kijkoporganizing.nl. Ik zal proberen je vragen zo goed mogelijk te beantwoorden.

    Doe het nu! Tips voor optimaal werkplekplezier

  • Maak een weekplanning, dat is overzichtelijker dan een planning per dag
  • Neem tijd om de afgelopen week te evalueren en plan tijd in voor belangrijke zaken in de komende week
  • Zodra je in een mailtje typt dat je een bijlage meestuurt; stop met typen en voeg de bijlage in
  • Archief opruimen? Gebruik het schema 'Bewaren of weggooien' dat op de servicepagina aangeklikt kan worden


    • Afmelden voor deze nieuwsbrief; stuur een e-mail naar info@kijkoporganizing.nl