Kijk op Organizing










Nieuwsbrief Kijk op Organizing, mei

Info overloadInformatie Overload

De hoeveelheid nieuw gegenereerde informatie neemt exponentiële vormen aan. Uit onderzoek blijkt dat de totale beschikbare informatie jaarlijks verdubbelt. Nu komt niet al deze informatie op jouw bordje terecht, maar je herkent vast wel het vollopen van je Inbox, veel achterstallig leeswerk en informatie uit andere bronnen die op jou afkomt en je reactie vragen.

Dit heeft aanzienlijke gevolgen voor werkomgevingen. Het is al lang niet meer mogelijk om te reageren op alles wat er op ons afkomt. We moeten daarin keuzes maken. Maar hoe doen we dat? Sommige mensen beantwoorden circa 80% van hun zakelijke e-mail niet meer. Tja, dat is natuurlijk een oplossing, maar niet gebaseerd op enig diep inzicht.

We hebben handvatten nodig om bij nieuwe informatie snel te kunnen selecteren of we er wat mee willen zo ja wat dan precies. Daarnaast blijft het van belang om evenwicht te vinden tussen het reageren op dat wat in de buitenwereld gebeurt en te reflecteren in onze eigen binnenwereld. Ook dat laatste lijkt sluitpost van de begroting te worden.

  • 1. Verzamel informatie op één of meer vaste plekken, maar doe er nog niets mee.
  • 2. Verwerk de verzamelde informatie op gezette tijden; verwerken is meer dan alleen scannen.
  • 3. Ga systematisch te werk, gebruik een methode, bijvoorbeeld 'Getting Things Done'.
  • 4. Informatie die op je afkomt is lang niet altijd belangrijk voor jouw werk en leven; wees selectief!
  • 5. Besteed ook aandacht aan informatie uit je eigen binnenwereld; luister naar gedachten, ervaar je gevoelens.


    • Tijdens de training 'Excellente werkstroom' leer je hoe je jouw informatiestromen efficiënter kunt verwerken en tevens aandacht kunt besteden aan datgene dat in jouw werk en leven tot de essentie behoort. lees verder

    Kijk op Organizing adviseert over het organiseren van werkplek, werkstroom en werknemer. Bijvoorbeeld hoe om te gaan met alsmaar toenemende stroom e-mails en stapels op je bureau, voicemails, notities en alles wat zich in je hoofd afspeelt. Wij adviseren over het systematisch verwerken hiervan en hoe je zorgt dat belangrijke zaken een plek krijgen in je werk en leven. Kijk op Organizing biedt trainingen, coaching op de werkplek alsmede consultancy.

    Kijk voor meer informatie op de website
    MoeiteloosWens versus keuze

    Dingen willen is iets anders dan de keuze maken het ook echt te doen. We willen van alles, het feit dat het niet lukt heeft niet te maken met een gebrek aan willen, maar met het feit dat we niet hebben gekozen. Iets ‘willen’ zorgt voor de vonk om aan de gang te gaan; iets ‘kiezen van binnenuit’ zorgt voor de brandstof om het resultaat te realiseren.
    Kiezen betekent ook verantwoordelijkheid nemen. Alleen weten wat je wilt creëert op zich nog geen spanning. Pas als ook de huidige realiteit onder ogen gezien wordt, ontstaat er creatieve spanning. Creatieve spanning vereist dus twee componenten. De eerste is dat je moet weten wat je wilt. De tweede is dat je moet weten wat je nu hebt, de huidige realiteit. Creatiespanning is een natuurlijke spanning die nodig is om van A naar B te komen. Deze spanning wordt vaak ondermijnd door het zichzelf opleggen van beperkingen (dat kan ik toch niet, het is niet realistisch, ja maar ….)


    Heb je je doel gekozen en weet je waar je nu staat leg dan de afstand die je moet gaan tussen A en B af in je fantasie. Visualiseer het door jou gewenste resultaat. Hoe ziet het eruit?, Hoe voel jij je als je het bereikt hebt? Probeer het zo concreet mogelijk te maken. Kom dan weer terug in het nu en bepaal wat de eerste actie is die je moet doen om een stap dichter bij het door jou gewenste resultaat te komen.

    Tot slot: de weg er naar toe is minstens zo belangrijk als het behaalde resultaat. Geniet ervan!

    Outlook organiseren

  • Maak onder je 'Postvak In' persoonlijke mappen aan. E-mails die je wilt bewaren kun je daarin opbergen
  • Maak een apart mapje aan '@Lezen'. Daarin plaats je alle berichten die je nog wilt lezen.
  • Een '@' voor de naam van je map, zorgt ervoor dat deze helemaal bovenin je 'Postvak In' komt te staan
  • Maak ook een map '@Actie ondernemen' aan
  • Heeft een e-mail die je wilt bewaren geen of een onduidelijk onderwerp? Ga op de onderwerpregel staan en pas het aan
  • Bij het bekijken van e-mail bepaal je direct wat weg kan en wat gearchiveerd kan worden
  • Alle acties die binnen twee minuten afgehandeld kunnen worden doe je direct
  • De overige acties sleep je in je mapje @Actie ondernemen en noteer je op je lijst met acties


    • Succes verzekerd!
    Afmelden voor deze nieuwsbrief; stuur een e-mail naar info@kijkoporganizing.nl