Kijk op Organizing










Nieuwsbrief Kijk op Organizing December 2007

stuffOrganiseer je werkplek en manage je werkstroom

Veel mensen hebben tussen kerst en oud en nieuw wat tijd vrijgemaakt, ze ruimen hun bureau op, gooien papieren weg, maken de werkruimte weer leefbaar en vullen wat hulpmiddelen aan. Klaar om volgend jaar medio februari weer in dezelfde puinhoop te zitten met stapels op het bureau, op de vloer, op de kasten.
Tijd voor een nieuwe methode dus, tijd voor Getting things Done, of kortgezegd GTD.
In vijf stappen krijg je overzicht over je taken (zakelijk en privé), maak je je hoofd leeg en word je productiever. Hieronder de eerste twee stappen in vogelvlucht.
Stap 1: verzamel alle papieren, notities, gedachten en andere items waarmee je nog iets moet.
Stap 2: Verwerk deze items één voor één. Stel de vraag: 'Wat is dit', 'Moet ik er iets mee', zo ja, 'Wat is de eerstvolgende fysieke actie' om een stap dichter bij het resultaat te komen dat ik wens. Noteer deze eerstvolgende fysieke actie op je actielijst of voer hem direct uit als hij korter duurt dan twee minuten.
Als je alles verwerkt hebt dan heb je:

  • weggegooid wat je niet nodig hebt;
  • alle acties voltooid die minder dan twee minuten duren;
  • alles wat gedelegeerd kan worden aan anderen overgedragen;
  • acties die langer dan twee minuten vergen in je eigen systeem opgeslagen.


Je hebt na verwerking dus nog een heleboel niet daadwerkelijk uitgevoerd. Wat je wel gedaan hebt is voor ieder item een besluit genomen waar het om gaat, wat het betekent en wat je ermee gaat doen. Sleutelvraag bij de verwerking van je inbakje(s) is de vraag ‘Wat is de volgende actie’. Daarover in januari meer.
Kijk voor meer informatie ook bij de training 'Excellente werkstroom efficiency'
Hoe ziet een zakelijke e-mail eruit? 10 tips

  1. Geef een korte, goede karakterisering van de boodschap in de onderwerpregel.
  2. Behandel liefst één onderwerp per bericht.
  3. Gebruik altijd een aanhef; alleen informeel als u iemand kent. Onderteken altijd.
  4. Geef in het bericht duidelijk aan wat u van de ander wilt (overleg, een besluit, een reactie, ter kennisneming).
  5. Wees bondig. Lange alinea’s lenen zich niet voor e-mail.
  6. Blijf zakelijk, zeker als u de geadresseerde niet zo goed kent; geen grappen, of emotioneel geladen zinnen.
  7. Lees uw berichten nog eens door op fouten en vergissingen voordat u ze verstuurt of gebruik de spellingscontrole;
  8. Houdt zoveel mogelijk de opmaak van een traditionele zakenbrief aan (onderwerp, aanhef, alinea’s, afsluiting).
  9. Vermijdt onnodig gebruik van vet, cursief of andere opmaakcodes. Het wordt snel rommelig.
  10. Volg zoveel mogelijk de huisstel van uw bedrijf of maak afspraken met collega’s.
Goede voornemens
Goede voornemens blijken vaak een hoog intentioneel gehalte te hebben; medio januari zijn ze meestal ingehaald door de realiteit van het moment.

Goede voornemens vragen altijd een verandering van gedrag en verandering van gedrag kost energie. Dit komt omdat wij een groot deel van onze gewoonten geautomatiseerd hebben, we hoeven er niet meer over na te denken. Een gewoonte veranderen betekent dat we er de eerste tijd wel over na moeten denken, dat we bewust de nieuwe gewoonte moeten gaan toepassen. Het goede nieuws is dat als we gedurende een paar weken consequent de gewoonte toepassen deze snel ingesleten is dat hij gaat horen bij onze automatische gewoonten. Wil je echt iets veranderen neem dan even de tijd en beantwoordt de volgende vragen. Neem de tijd en schrijf je antwoorden op.
  • Ik ga de volgende gewoonte aanleren (bedenk altijd wat je wilt in plaats van wat je niet (meer) wilt)
  • Ik wil dat om de volgende redenen.
  • Hoe ziet het resultaat eruit, hoe voelt het? (neem even de tijd dit helemaal te visualiseren)
  • Wat is de eerste actie die ik onderneem, en wat de volgende?
  • Ik begin op?
  • Ik zet drie weken lang de volgende reminders en hulpmiddelen in, om mij aan mijn voornemen te herinneren.
Op deze manier vergroot je je kans op positief resultaat enorm. Succes ermee!

Heb je nog vragen hierover, of over één van de andere items in deze nieuwsbrief? Stuur dan even een e-mail naar info@kijkoporganizing.nl. Ik zal proberen je vragen zo goed mogelijk te beantwoorden.

mandala

Ik wens je creativiteit, gezondheid balans en succes in 2008,
en natuurlijk veel overzicht en ruimte!


Marijke Blommendaal, Kijk op Organizing

Afmelden voor deze nieuwsbrief; stuur een e-mail naar info@kijkoporganizing.nl